Trwa ładowanie proszę czekać ...

Event krok po kroku

5 lipca 2016

Czym właściwie jest event? Wydarzeniem, imprezą integracyjną, piknikiem, świetną zabawą? Prawdopodobnie wszystkim po trochu a przy tym, wbrew pozorom, świetną inwestycją. Ludzie, spędzając wspólnie czas – zwłaszcza robiąc rzeczy, które mocno odbiegają od ich codziennej aktywności – doskonale się integrują i przełamują lody, co w bezpośredni sposób przekłada się na ich kontakty biznesowe, wybory zawodowe oraz sposób postrzegania danej firmy.

Managerowie wyższych szczebli doskonale o tym wiedzą, dlatego właśnie każda szanująca się firma organizuje tego typu wydarzenia, często inwestując w nie spore środki. Oczywiście, przygotowanie eventu wcale nie jest proste – wbrew pozorom, to, co wygląda na beztroską zabawę, wymaga bardzo starannego przygotowanie i dopracowania szeregu szczegółów. Jak zatem – krok po kroku – zabrać się do przygotowania całej imprezy?

Krok 1 – ustalamy typ i lokalizację imprezy

Pod pojęciem „event” może kryć się szereg rozmaitych wydarzeń, których przygotowanie nie zawsze przebiega w ten sam sposób. Zanim więc przejdziemy do konkretów, powinniśmy zastanowić się, czy chcemy zorganizować elegancką konferencję, czy piknik połączony z survivalem.

Kiedy decyzja już zapadnie, będziemy mogli zając się kolejnym elementem, a więc znalezieniem odpowiedniej lokalizacji. Ma ona kluczowe znaczenie dla charakteru całego eventu, ponieważ musi to być miejsce dostosowane do naszych wymagań pod względem powierzchni, wybranego tematu, miejsc parkingowych i noclegowych, cateringu, oświetlenia, multimediów oraz szeregu innych elementów, jakie składają się na to, co chcielibyśmy nazwać udaną imprezą.

Krok 2 – lista gości i zaproszenia

Skład listy gości zależy od nas samych – w zależności od tego, czy planujemy event dla naszych pracowników, partnerów biznesowych czy potencjalnych klientów, znajdą się na niej inne nazwiska. W każdym przypadku warto wzbogacić listę o przynajmniej jedno rozpoznawalne nazwisko, które sprawi, że inni goście chętniej wezmą udział w naszej imprezie oraz że poczują się wyróżnieni, iż znany w branży człowiek (lub człowiek z zupełnie innej bajki, ale używający, tak jak oni, produktów firmy X), był na tej samej imprezie.

Kiedy lista gości będzie już kompletna, musimy zatroszczyć się o odpowiedni zaproszenia, które powinny być na tyle atrakcyjne i intrygujące, by każdy z zaproszonych koniecznie chciał się pojawić na naszym evencie. Pamiętajmy, że zaproszenie niekoniecznie musi mieć formę kartonika w kopercie; równie dobrze może to być jakiś przedmiot, związany z tematyką imprezy lub naszą działalnością. Wszystko zależy od naszej wyobraźni i kreatywności; pamiętajmy, ze mamy tylko jedną szanse, by zrobić pierwsze wrażenie – jeśli zaraz po otrzymaniu naszego zaproszenia gość poczuje się oczarowany i zaintrygowany, jest już nasz, ale jeżeli wrzuci je w stertę innych papierów, cały nasz wysiłek pójdzie na marne.

Krok 3 – dobry scenariusz

Nawet najwspanialsze zaproszenia i najbardziej atrakcyjni goście nie zapewni a dobrej zabawy, jeśli nasz event nie będzie posiadał odpowiedniego scenariusza. Warto pamiętać, ze scenariusz to nie tylko tematyka imprezy (np.. piknik w stylu Dzikiego Zachodu), ale też precyzyjne zaplanowanie, co się będzie działo krok po kroku: kto powita gości, kiedy będzie miała miejsce część oficjalna i ile potrwa, w jaki sposób goście spędzą czas wolny, o której godzinie i w jakich ilościach zostaną podane posiłki, kiedy rozdamy gadżety pamiątkowe itp. Jak widać, istnieje całkiem sporo zagadnień do ogarnięcia, warto jednak dokładnie przemyśleć harmonogram całego eventu, by uniknąć zarówno dłużących się odczytów czy prelekcji, jak i nerwowego biegania.

Wszystkie powyższe kroki możemy oczywiście przejść samodzielnie, ale jeśli nie czujemy się na siłach lub zwyczajnie nie mamy czasu zająć się organizacją całej imprezy, równie dobrze możemy skorzystać z usług agencji eventowej. W odróżnieniu od nas, tego typu firmy posiadają spore doświadczenie w organizacji imprez, więc prawdopodobnie zorganizują wszystko znacznie sprawniej, szybciej i bardziej profesjonalnie, a my sami – zamiast zastanawiać się, o czym jeszcze zapomnieliśmy, będziemy mogli po prostu przyłączyć się do zabawy i zrelaksować, ciesząc się udaną imprezą.