Trwa ładowanie proszę czekać ...

Jak zorganizować imprezę sportową?

5 lipca 2016

Mimo, iż dyscyplin sportu jest bardzo wiele (i ciągle pojawiają się nowe), zorganizowanie imprezy sportowej w większości przypadków wygląda bardzo podobnie. Oczywiście, zawsze jest to spore wyzwanie pod względem organizacyjnym i logistycznym, jednak, jeśli mamy dobry plan i potrafimy zrealizować go krok po kroku, z pewnością nasza impreza okaże się sukcesem. D czego zatem powinniśmy zacząć?

Krok 1: pomysł kontra cel

Sam pomysł na wydarzenie nie wystarczy – musimy jeszcze doprecyzować kilka szczegółów, a więc np. cel. Innymi słowy, powinniśmy zadać sobie pytanie, po c chcemy zorganizować dane wydarzenie? Czego się po nim spodziewamy, co musi się stać, byśmy uznali je za sukces? Czy naszym celem jest promowanie danej dyscypliny sportu, naszego regionu, a może zorganizowanie czasu dzieciom, wyłuskanie młodych talentów, a może jeszcze coś innego? Od odpowiedzi na te pytania zależy forma, jaką przyjmie nasza impreza, jej rozmach, oprawa medialna, konieczność znalezienia sponsorów i szereg innych decyzji. Precyzyjne określenie celu imprezy pozwoli na ustalenie wszystkich innych warunków, warto więc poświęcić nieco czasu na przemyślenie tematu.

Krok 2: wespół w zespół

Kiedy już wiemy dokładnie, jaki jest nasz cel, łatwiej będzie nam przekonać do niego innych ludzi. Nawet, jeśli samodzielnie możemy się wszystkim zająć, znacznie łatwiej będzie nagłośnić naszą imprezę i nadać jej większą rangę, jeśli poszukamy partnerów w urzędach gmin, szkołach czy lokalnych firmach. Doskonałym sposobem na podniesienie rangi imprezy jest nadanie jej patronatu, jeśli więc w okolicy posiadamy osobę, organizację czy firmę, która zgodzi się na jego objęcie, koniecznie powinniśmy rozważyć taką możliwość.

Kiedy już zbierzemy grupę osób przekonanych do naszego pomysłu, niezmiernie ważnym elementem całego procesu organizacji będzie rozdzielenie im zadań. Warto tez wyłonić od razu lidera bądź liderów, odpowiedzialnych za poszczególne elementy, dzięki czemu przynajmniej część organizacji będziemy mogli przerzucić na kogoś innego.

Krok 3: Szczegóły

Bardzo istotną kwestią jest precyzyjne określenie szczegółów naszej imprezy, takich, jak regulamin czy zasady uczestnictwa, ale tez transport, logistyka i wyżywienie. Niezbędnym elementem powodzenia jest również odpowiednie nagłośnienie imprezy oraz zgromadzenie publiczności, a kiedy już się ona zbierze – zapewnienie jej bezpieczeństwa. Warto też dokładnie przemyśleć scenariusz imprezy: godzinę i formę jej rozpoczęcia, zamknięcia, część oficjalną z rozdaniem nagród itp.

Krok 4: budżet

Nawet najlepszy i najbardziej misterny plan nie wypali, jeśli nie przygotujemy odpowiedniego budżetu na jego realizację. Generalnie rzecz biorąc, istnieją trzy opcje finansowania udziału zawodników w wydarzeniach sportowych:

  • uczestnictwo bezpłatne (organizator pokrywa wszelkie koszty)

  • uczestnicy płatne (uczestnicy zawodów sami ponoszą koszty udziału w nich)

  • uczestnictwo częściowo odpłatne (część kosztów ponoszą uczestnicy, część organizatorzy).

Jeśli decydujemy się na zorganizowanie zawodów płatnych lub częściowo płatnych, musimy precyzyjnie określić, co wchodzi w zakres ponoszonej przez uczestników opłaty, a także sprecyzować termin jej dokonania i ewentualny sposób zwracania w przypadku rezygnacji z udziału w zawodach.

Pamiętajmy też, że zawsze warto poszukać sponsora – nawet, jeśli nie pokryje on koszów, być może zgodzi się na wymianę barterowa, dzięki czemu zyskamy wyżywienie, napoje bądź nagrody dla zwycięzców i tym samym obetniemy własne koszty.